A jól megalapozott és kidolgozott vállalati kommunikációra bármilyen szintű és tevékenységi körű cégnek szüksége van: a néhány fős IT-startuptól, a több ezer főt foglalkoztató holdingvállalatig.
A vállalati kommunikáció hagyományosan két területre oszlik: belső (az alkalmazottak közötti kommunikáció) és külső (a vállalat kommunikációja a „külvilággal”).
Miért van szükségünk külső kommunikációra?
A külső kommunikációt három dolog teszi szükségessé:
- megteremteni, fenntartani, valamint elősegíteni az érdekelt felekkel való kommunikációt (vállalkozók, beszállítók, B2B-vásárlók, befektetők körében);
- a márkaismertség javítása, a megítélés pozitív irányba történő terelése, jó vélemények generálása a célközönség és más körökben, és nem utolsó sorban a potenciális és tényleges alkalmazottak körében;
- fontos visszajelzéseket kapni annak érdekében, hogy hatékonyan tudjuk értékelni a munka eredményeit, elkerüljük a hibákat, valamint szükség esetén módosítani tudjunk a termékünket a közönség igényeinek megfelelően, hiszen mindez befolyással bír a nyereségességre.
Következtetésül: a külső kommunikáció szorosan kapcsolódik a reklámhoz, a PR-hoz és a marketinghez. Ha megfelelően van megszervezve, közvetve hatással bír mind a nyereségességre, mind a marketingköltségekre. Azok a vállalatok, amelyek aktívan kommunikálnak a „külvilággal”, fel tudják építeni a bizalmat maguk iránt. Ennek köszönhetően könnyebben népszerűsítik termékeiket, könnyebben találnak partnereket és befektetőket és kapnak tőlük kedvezőbb feltételeket, valamint egyszerűbben találnak alkalmazottakat és veszik fel a harcot a versenytársakkal. Ez különösen hasznos a nagy projektekkel foglalkozó és a hosszú távú együttműködésekre törekvő vállalkozások számára.
Hogyan szervezd meg?
A külső kommunikáció négy kategóriába sorolható a célközönség függvényében:
- tényleges és potenciális ügyfelek;
- különböző típusú partnerek;
- a kormány (lobbizás, tájékoztatás az iparág problémáiról és kihívásairól, támogatási kérelmek, kedvező hitelek, segítség a nemzetközi üzleti kapcsolatok kialakításában);
- a nyilvánosság: sajtó, média, bloggerek.
Kommunikációs eszközök:
- az egyszeri és a rendszeres hasznos tartalom: például cikkek arról, hogyan kell használni a vállalat termékeit, az ügyfél mely problémáira tudnak megoldást nyújtani, valamint a vállalat felszereltségét és technológiáit bemutató videók;
- prezentációkon, kiállításokon, konferenciákon, szemináriumokon való részvétel;
- interakció bloggerekkel: hirdetések vásárlása, termékek biztosítása véleményezéshez és összehasonlításhoz, meghívás üzemlátogatásra;
- aktivitás a közösségi hálózatokon – mind a választékkal és promóciókkal kapcsolatos hírek közzétételéhez, úgy az ügyfelektől érkező visszajelzések gyűjtése céljából;
- szponzoráció és jótékonyság;
- munkahelyek biztosítása szociálisan rászoruló csoportok és diákok számára;
- ingyenes tesztelés: tesztvezetések, kóstolók, mintaajándékok, offline próbafülkék és bemutatótermek;
- a vállalati branding bevezetése;
- kapcsolatfelvétel kormányzati tisztviselőkkel: például olyan tisztviselőkkel, akik a munkanélküliség csökkentéséért vagy azért a gazdasági ágazatért felelősek, amelyben a vállalatod tevékenykedik;
- ügyfélbázis felépítése (a jobb kiszolgálás, a pontosabb reklámozás érdekében);
- reklámeszközök: hirdetések a nyomtatott sajtóban, a televízióban, tematikus weboldalakon és fórumokon, célzott és kontextusfüggő hirdetések az interneten;
- a márkát bemutató vírusmarketing és szórakoztató tartalom;
- jelenlét az összes elérhető platformon (például az offline üzlet mellett szükséges, hogy a weboldalunkon legyen egy online üzlet, a választékot láthatóvá kell tenni a közösségi hálózatokon, valamint az aggregátor oldalakon és partnerségeket ajánlani bloggereknek).
A felsorolt eszközöket integráltan, kombinálva, egyiket a másikkal kiegészítve kell használni. Alkalmazásuk különböző lehet, a célközönségtől függően. Például a női fogyasztók esetében a reklám vizuális összetevője fontosabb, míg a férfi fogyasztók esetében a gyakorlati oldal és a státusz kihangsúlyozása bizonyulhat hatékonyabbnak.
Miért van szükség a belső kommunikációra?
A belső kommunikációra azért van szükség, hogy:
- növeljük vele a dolgozók lojalitását;
- az egyéni feladatok széles körben ismertek legyenek: például, ha egy alkalmazott nem csak a saját munkájának a kis szakaszát ismeri, hanem annak fontosságát az egész vállalat számára, akkor a teljesítménye növekedni fog;
- az információk gyorsabban jussanak el az összes alkalmazotthoz;
- közös viselkedési normák alakuljanak ki, melyek betartását ellenőrizni lehet;
- pozitív képet alakítsunk ki a cégről;
- visszajelzéseket kapjunk – például az egy részlegben dolgozók véleményét a munkarendjükről;
- a szervezeti tevékenységek (tájékoztatók, értekezletek) egyszerűsödjenek vagy a számuk csökkenjen;
- elkerülhető legyen a felesleges bürokrácia és gyorsuljon az információközlés mind horizontálisan, mind vertikálisan: ha például a marketingosztály vezetőjének észrvétele van a honlapon található információ vizuális kialakításával kapcsolatban, akkor direkt módon tudja ezt jelezni a programozónak vagy a tervezőnek.
Minél nagyobb a vállalat, minél több alkalmazottja és szerkezeti egysége van – annál hasznosabb lesz a vállalati kommunikáció. Különösen akkor, ha az alkalmazottak nem egy épületben tartózkodnak, hanem távol helyezkednek el egymástól.
A belső kommunikáció típusai
Emeljünk ki két kritériumot:
- a kommunikáció iránya;
- annak célja.
Az irány lehet:
- vertikális – az információ alulról felfelé vagy fentről lefelé terjed: a felettesektől a beosztottakhoz vagy a beosztottaktól a felettesekhez;
- horizontális – az információ az ügyben érintettek között terjed.
A belső kommunikációnak több célja van:
- Szervezeti. Az információközlés célja, hogy cselekvésre késztessen. Például egy megbeszélésen a főnök kiosztja a feladatokat az egyes alkalmazottaknak és határidőket szab meg.
- Tájékoztató jellegű. Ez olyan információ, amely közvetlenül vagy közvetve fontos a vállalkozás, illetve személyesen az alkalmazottak számára. Egyszerű példa erre egy újság, amely közzéteszi a születésnapot ünneplők listáját, vagy a vállalat elmúlt negyedévre vonatkozó eredményeit.
- Elemző jellegű. Információgyűjtés „alulról felfelé”, a munkavállalótól a főnökig és feljebb. Annak megértéséhez szükséges, hogy mit akarnak a munkavállalók, vannak-e hasznos javaslataik, elégedettek-e a munkakörülményeikkel.
- Kommunikatív. Ez nem más, mint az informális kommunikáció munkaidőben vagy munkaidőn kívül. Kiterjedhet a beosztottakra és a vezetőségre is. Fontos a pozitív légkör kialakításához a csapatban. Megvalósulhat a vállalat részvételével (csapatépítő rendezvények, vállalati események, közös ünnepek) és anélkül, a munkavállalók kezdeményezésére.
Eszközök az építéséhez
A belső kommunikáció kiépítésének két módja van: személyes és virtuális. Mindegyiknek megvannak a maga eszközei.
A személyesek közé tartozik minden offline és élő kommunikáció: formális és informális megbeszélések, találkozók, tárgyalások, telefonhívások.
Virtuálisnak számít minden eszköz, ami az interneten keresztül történik. Több van belőlük, gyorsabbak, kényelmesebbek és gyakrabban használják őket. A lista a következő:
- vállalati weboldal, fórum, közösségi hálózat, Wiki;
- YouTube-csatorna vagy videótartalom létrehozása;
- nyílt, illetve zárt csoportok a közösségi hálózatokon;
- videó- és hanghívások;
- csatornák és csevegések a chatprogramokban.
Gyakori problémák és hibák
A belső kommunikáció figyelmen kívül hagyása. Ez lelassítja és bonyolítja a vállalat munkáját, és hosszú távon csökkenti a dolgozók lojalitását. Ez manapság egy ritka probléma, és általában a régóta működő, konzervatívabb vállalatoknál fordul elő.
Az alulról jövő információk figyelmen kívül hagyása. Elégedetlenséget okoz, megszűnik az információcsere iránti vágy, és csökken a dolgozói lojalitás.
Bürokratizálódás és hiábavaló tiltások. Például a munkavállalóknak megtiltani, hogy informális munkahelyi beszélgetésekben vegyenek részt – logikátlan.
Nem megfelelő csatornák használata. Egy egyszerű példa: az üzenetküldők és a közösségi hálózatok széles körű használata mellett a papíralapú vállalati újság kiadása.
Hol érdemes vállalati kommunikációs képzésen részt venni?
A külső és belső vállalati kommunikáció alkalmazásának ismerete sokféle szakmában hasznos lehet. Bármilyen szintű menedzserek, marketingesek és mindazok, akik PR- és reklámtevékenységgel foglalkoznak, pénzügyesek, befektetők, coachok és trénerek – mindannyian közvetlenül vagy közvetve építik, vagy használják az üzleti kommunikációt.
A Laba Magyarország képzésein megtanulhatod az elengedhetetlen alapokat. Ez az oldal azért jó, mert elvégzi a nehéz munkát: megkeresi és összehasonlítja a különböző tananyagokat, és csak a legjobbakat ajánlja fel, így időt és fáradságot spórol a tanulni vágyóknak.
Szponzorált tartalom
